En logistique et en comptabilité, beaucoup de tâches nécessitent l’utilisation de logiciels spécifiques, généralement payants. Cependant, grâce à ses très nombreuses fonctionnalités, il est aussi possible d’utiliser Excel dans bien des situations. En créant un modèle de gestion solide, il est notamment envisageable de réaliser la gestion de votre stock sous Excel.
Scallog vous explique comment et pourquoi mettre en place un tableau de gestion des stocks sous Excel.
Qu’est-ce que la gestion des stocks ?
La gestion des stocks consiste à avoir une visibilité à tout moment de la quantité de produits disponibles intervenant dans le cycle d’exploitation de l’entreprise.
Ce que l’on appelle « produits disponibles » englobe autant la marchandise finie destinée à être commercialisée en l’état que les matières et articles entrant dans le processus de fabrication.
La gestion des stocks est une notion primordiale au sein d’une entreprise, car l’optimisation des réserves a un impact direct sur sa santé financière. L’entreposage de stocks trop importants est synonyme « d’argent qui dort », c’est-à-dire que de la trésorerie est immobilisée inutilement, alors qu’elle pourrait être valorisée autrement.
À l’inverse, ne pas maintenir un niveau de stock minimum revient inévitablement à perdre des ventes, et donc des recettes.
La gestion optimale est celle qui permet de trouver le juste équilibre de réapprovisionnement pour ne pas surstocker dans l’entrepôt logistique, tout en évitant la rupture d’achalandage. Pour cela, les stocks devront :
- Être évalués au plus juste possible ;
- Avoir un taux de rotation cohérent.
Un bon contrôle des stocks permet aussi d’assurer la traçabilité des produits par un suivi strict de l’approvisionnement et des livraisons.
Pourquoi opter pour une gestion des stocks sous Excel ?
Il existe bien sûr de nombreux logiciels de gestion logistique censés favoriser une gestion des stocks optimisée (WMS). Néanmoins, ces programmes informatiques destinés à être associés à un ERP peuvent être chers, lourds et compliqués à utiliser correctement.
Excel, une solution accessible pour la gestion de vos stocks
Le programme Microsoft Excel se présente comme une alternative très intéressante avec les logiciels spécifiques de gestion de stock. En effet, il s’agit d’un logiciel le plus souvent déjà possédé par les entreprises, ce qui offre une possibilité gratuite.
D’autre part, c’est une solution de gestion polyvalente. Il peut donc servir aussi bien à la comptabilité qu’à la gestion des stocks, ou encore à la mise en place de fichiers clients ou fournisseurs par exemple.
Excel est également un logiciel dont les fonctionnalités de base sont généralement maîtrisées par les employés. Cela limite considérablement les impératifs de formation et les potentielles erreurs sur ce programme.
Des fonctionnalités avancées pour gérer ses stocks
Si le logiciel Excel est le plus souvent utilisé pour ses fonctionnalités de base telles que le listing, les additions ou multiplications, ou le rapport de chiffre d’affaires, il faut savoir que ses possibilités sont en réalité beaucoup plus étendues.
En effet, grâce à ses fonctions, un fichier Excel de gestion des stocks offre de suivre l’inventaire des produits de façon précise. Par exemple :
- La fonction SOMME donne la possibilité de calculer automatiquement la gestion de votre inventaire en fonction d’un stock initial et des mouvements de celui-ci.
- Les calculs permettent d’additionner ou de soustraire des colonnes pour obtenir un solde de stock, des variations ou encore la valeur totale des réserves d’un produit.
- La fonction TRI permet de classer les produits selon un critère (code EAN, ordre alphabétique, prix croissant…) pour une meilleure lisibilité du fichier.
- La fonction MISE EN FORME CONDITIONNELLE permet de mettre en valeur des données spécifiques. Par exemple, il est possible de mettre en rouge les cases comportant des niveaux de stock trop élevé ou trop faible. Cela justifie ainsi le déclenchement des opérations en fonction d’une promotion de déstockage ou d’une commande par exemple.
- Les graphiques présentent certaines données et leur évolution.
Bon à savoir : Microsoft Excel n’est pas uniquement voué à faire de la saisie manuellement.
Il peut également fonctionner avec un lecteur de codes-barres, qui simule l’utilisation du clavier (Frappe du code EAN et Entrée). Cela rend plus rapide la saisie, mais limite aussi sensiblement les risques d’erreur.
Tableau Excel gestion des stocks
Pourquoi opter pour un modèle Excel de gestion des stocks établi ?
Mettre en œuvre un fichier Excel de gestion des stocks optimisé demande non seulement du temps, mais aussi une excellente connaissance des fonctionnalités offertes par ce programme. Se lancer seul dans ce genre de mission est donc risqué.
En effet, une erreur non détectée dans une formule de calcul peut impacter durement le processus de gestion en faussant le résultat. Ce type de problème peut ensuite avoir des conséquences plus ou moins lourdes sur les finances de l’entreprise.
Trouvez le modèle de fichier Excel qui vous convient
Pour simplifier et sécuriser la mise en place d’une gestion des stocks sous Excel gratuitement ou non, il existe de nombreux modèles conçus pour tous les besoins, du e-commerce à la vente de boissons.
Vous pouvez télécharger sur le net des trames fiables, testées et approuvées, de fichiers de gestion des stocks Excel. Par exemple :
Zervant
La société de facturation britannique Zervant offre des modèles gratuits de gestion des stocks et d’inventaire. Ils proposent des modèles de tableaux de gestion des stocks Excel gratuits et faciles à utiliser, téléchargeables directement depuis leur blog. Vous y trouverez notamment un modèle de gestion des stocks accompagné par des instructions très claires sur l’exploitation du fichier pour en tirer le meilleur parti.
Vertex42
Vertex42, société incontournable en termes de modèles de feuilles de calcul sur Internet, met en avant un modèle de gestion des stocks sur Excel. Le fichier Excel Inventaire est conçu pour mettre à jour et gérer votre stock, et garder une trace des informations sur les fournisseurs. Ce modèle utilisable exclusivement avec Excel est disponible pour 9,95 $ à l’achat.
TradeGecko
La société TradeGecko avance une feuille de calcul de gestion des stocks de très bonne facture. Son utilisation est gratuite et ses créateurs offrent de nombreux conseils pour une gestion optimisée de l’inventaire à l’aide du fichier Excel. Le modèle vous permet de suivre les produits, les achats, les ventes, et de visualiser toutes les données dans un rapport synthétique conçu directement dans le classeur.
Excel Skills
Excel Skills met à disposition plus de 40 modèles de fichiers Excel pour la gestion d’entreprise, dont trois ont été élaborés spécifiquement pour la gestion des stocks et l’inventaire. Ces modèles sont de haute qualité et sont en plus fournis avec des ressources de formation intégrées directement dans le document. Le modèle de gestion des stocks est proposé à l’achat pour 20 euros.
Spreadsheet123
Pour les sociétés alimentaires, Spreadsheet123 promet un modèle gratuit de suivi des stocks. Paramétrable en termes de devise, de texte et d’unités de mesure, il s’adapte à de très nombreux pays.
Plus spécialisé encore, Spreadsheet123 met aussi en avant un modèle dédié à la vente de boissons. Accessible à 39,95 $, il vous permet de suivre les volumes de ventes spécifiques pour calculer les bénéfices plus précisément.
Excel Champs
Excel Champs propose un modèle de fichier Excel qui embarque un tableau de bord très bien conçu. Ce fichier s’adapte à vos besoins en étant disponible en version Lite gratuite ou pro payante. Toutes les deux présentent un inventaire des entrées et sorties de produits, mais la version pro donne également lieu à la création des factures, la gestion des retours et la réalisation des rapports fournisseurs.
La gestion des stocks sous Excel est largement possible et ne nécessite pas de maîtriser le logiciel sur le bout des doigts. En optant pour un modèle déjà établi, vous vous garantissez la mise en œuvre d’une stratégie réussie de contrôle des stocks.
Vous pouvez ensuite compléter votre panoplie de fichiers selon vos besoins avec des modèles conçus pour d’autres applications.
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