ERP : Définition et Présentation d'un outil essentiel

Par Catherine Philonenko | le  |  temps de lecture : 18 min

Aujourd’hui, l’information circule aussi instantanément qu’abondamment. En entrepôt, lors d’une forte progression d'activité, pour ne pas être dépassé par les volumes de vente et pouvoir honorer les livraisons dans les meilleurs délais, le stock doit être ajusté. L’entreprise doit alors pouvoir compter sur un système d’information performant. L’ERP (Enterprise Ressources Planning) intervient dans un souci de gestion et de planification des ressources d’entreprise.

De la production au service après-vente, la solution ERP garantit une vision d’ensemble permanente, aussi bien sur les flux logistiques, que sur les stocks. Scallog vous présente ce logiciel de gestion prisé des organisations.

Qu’est-ce qu’un ERP

Le sigle ERP nous vient de l’anglais « Enterprise Ressource Planning ».

Dans sa traduction française on parle de PGI : « Progiciel de Gestion Intégré ».

Qu’on utilise le terme anglais ou français, il s’agit d’une base de données partagée utilisée pour suivre et gérer les informations d’une entreprise.

Dans son fonctionnement, ce logiciel comprend différents modules autonomes mais compatibles les uns avec les autres.

Ces modules sont rattachés à une seule et unique base de données. Cet assortiment de modules propose divers programmes et fonctionnalités pour effectuer des tâches particulières.

Les informations et le logiciel ERP en lui-même sont stockés dans la base de données.

Cette base de données est donc le point central de toute opération réalisée sur le progiciel.

Un large catalogue d'ERP existe sur le marché. Ce mode de gestion collaboratif couvre les fonctions centrales et plutôt financières de l'entreprise (achat, finances, vente...).

ERP : « Enterprise Ressource Planning »

A l’origine de l’existence des ERP ? La guerre.

Pendant la Seconde Guerre mondiale, dans un souci de gestion des ressources militaires, l’organisation de guerre, bien plus conséquente que l’organisation d’entreprise, nécessitait des moyens de contrôle et de surveillance non seulement des différentes destinations des personnes déployées, mais aussi des matériaux ou des stocks encore disponibles...

Ceci dit, l’ERP sous sa forme moderne est issu du MRP (Material Requirement Planning).

Le MRP est un outil assez récent, pensé aux alentours de 1960 par l’ingénieur américain Joseph Orlicky.

Savant mélange de logiciel et de base de données, le MRP planifie la production en fonction des ressources de personnel, de matières premières, de machines et de temps, en se basant sur un besoin à date ou une nécessité de stock.

Deux facteurs ont favorisé l’implantation de l’actuel ERP en entreprise :

  • Premièrement, beaucoup de systèmes d’information d’entreprise “homemade” n’étaient pas assez poussés pour passer le cap de l’an 2000 et des technologies alors émergentes.
    Ainsi, l’ERP a été développé  massivement entre les années 1995 et 2000.
  • De façon pratiquement successive, le passage à l’euro a obligé les entreprises qui utilisaient des systèmes d’information “homemade” à se tourner vers les ERP. En effet, de nombreuses organisations n’étaient pas en mesure de s’adapter rapidement à cette nouvelle monnaie.

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Nés d’un besoin militaire, les ERP ont donc peu à peu basculé dans une utilisation civile, pour désormais accompagner les entreprises en travaillant sur toute leur structure.

En entreprises, l’ERP facilite la circulation des informations, évitant autant les actions redondantes, que les incohésions entre services divers.

En effet, auparavant il était possible que les informations de stock comptable de l'entrepôt ne coïncident pas avec le stock effectif.

Ces erreurs engendraient des réajustements qui, en ralentissant la production, handicapaient l’ensemble de l’entreprise.

Pensé pour pallier à ce type de problème, le PGI (ou ERP) se caractérise par au moins deux facteurs importants :

  • la mise en place des applications informatiques sur une seule base de données (sous forme de modules)
  • et l’utilisation d’un moteur de Workflow pour déterminer les tâches d’un processus et gérer leur réalisation dans tous les modules du système qui le nécessitent.

D’après le groupe Teknowlogy (cabinet de conseil en choix de progiciels, anciennement CXP) un ERP doit :

  • Emaner d'un seul et même prestataire
  • Assurer l’unicité de l’information garantie par la disponibilité de l’intégralité de la structure de la base de données à partir de chacun des modules, même pris individuellement
  • Reposer sur une mise à jour en temps réel des informations modifiées dans tous les modules affectés
  • Fournir des pistes d’audit basées sur la garantie d’une totale traçabilité des opérations de gestion
  • Couvrir une fonction (ou filière) de gestion, ou la totalité du système d’information de l’entreprise.

Quels sont les modules d’un logiciel ERP ?

Si le mode de gestion collaboratif qu'est l'ERP couvre principalement les aspects comptables, les modules vont également traiter toutes les opérations spécifiques aux autres domaines de l'entreprise.

Les plus communs sont dédiés :

  • à la finance : ils contiendront des informations au sujet de la trésorerie, du financement, de la comptabilité ou encore des investissements,  etc …
  • à la vente : on y retrouvera des informations au sujet des données de vente tels que les commandes, les produits, ou encore les prix
  • aux ressources humaines : salaires, heures supplémentaires, impôts… Ils rassemblent les informations qui concernent la gestion du personnel
  • au CRM (Customer Relationship Management) : Ce module contrôle toutes les relations de l’entreprise avec ses clients et analyse les besoins, les attentes, et l’historique client.

Parmi eux, on retrouve également le module dédié à la logistique.

ERP : Le module logistique

La logistique qui entoure la vente d'un produit étant fondamentale dans l’activité d'entreprise, l’ERP aborde les domaines suivants :

ERP : Le module logistique

  • la production : qui planifie les activités de production telles que le contrôle de fabrication et d’acquisition des matériaux, vos ordres de fabrication, etc.
  • Le commercial : qui comprend des fonctionnalités liées à la vente, la livraison et la facturation des produits, ainsi que toutes les tâches d’avant-vente.
  • l’achat ou l’approvisionnement : qui gère les processus des fournisseurs de matériaux aux opérations de fabrication et de vente. (Il aide également à évaluer les fournisseurs, gérer les achats ou contrôler les factures).
  • la gestion d’entrepôt : ce logiciel comprend le contrôle, l’évaluation et la gestion des stocks; mais aussi le suivi de la facturation des commandes et la centralisation des informations utilisées lors de procédés logistiques.

Chez SAP, l’un des leader mondial de l’ERP, on peut entre autres retrouver les modules logistiques suivants : 

  • Material Management (MM) : module logistique qui gère les achats et les stocks d’articles
  • Production Planning (PP) : module de gestion de production qui gère des nomenclatures de produits, leur mise en conformité, et des gammes de produits d’un point de vue du suivi de la production
  • Sales and Distribution (SD) : module d’administration des ventes qui gère les appels d'offres, les offres, les contrats, les commandes clients, les expéditions et livraisons, les remises, la facturation et le système d'information commercial

En logistique, opter pour un progiciel ERP favorise l'optimisation du ROI et facilite la gestion d’activité.

A quoi sert un ERP ?

Automatiser la gestion des organisations est l'objectif premier de tout système ERP.

Au fur et à mesure des avancements de l’entreprise, les différents acteurs de ces avancées enrichissent l’information initiale de différents éléments dont ils ont connaissance.

L’ERP permet donc de ne saisir qu'une seule fois n’importe quelle information pour la mettre à disposition des différents services en ayant besoin dans l'organisation.

Tous les services peuvent ainsi, non seulement avoir accès au même niveau d'informations, mais aussi attribuer automatiquement des tâches ou examiner des demandes.

Le progiciel indique en temps réel ce que possède l’entreprise et ce qui s’y passe.

Ces informations permettent de maîtriser entre autres l’inventaire, le stock, et les flux de travail. 

Solution de gestion de commerce BtoB ou BtoC concernant les commandes, les stocks, le e-commerce, ou encore la gestion de la paie et de la comptabilité, avec l’ERP, toutes les opérations d’entreprise font entrer différentes fonctions de gestion dans un système.

De ce fait, ce progiciel peut être vu comme la « colonne vertébrale » d’une organisation.

Pourquoi choisir un ERP ?

L'ERP augmente la sécurité et la productivité des processus en relevant les défis de :

  • la connexion des fonctions par utilisation de données communes
  • la standardisation des processus et des données
  • la transformation des données de transaction en information utile : entrer une vente dans l’ERP génère automatiquement une écriture comptable en partie double dans le journal des ventes, et ce avec le calcul automatique de la TVA collectée .

Pourquoi choisir un ERP ?

Pour parvenir aux résultats escomptés, l’ERP comprend des atouts non négligeable pour le bon fonctionnement d’une société :

  • Il récolte et analyse toutes les données liées à la chaîne logistique pour en dégager une cohérence et aider à mieux l’organiser.
  • En connexion avec les autres logiciels d'une entreprise, il automatise de nombreuses tâches et actualise les données dans chacun d’eux
  • Il aide à la prise de décision et simplifie le reporting
  • Tous les flux logistiques sont traçables et archivés pour garder un contrôle total de chaque opération passée et présente

Grâce à  ces fonctionnalités, et des données en temps réel, les entreprises peuvent faire des choix réfléchis et justifiés.

En apportant les réponses adéquates aux différents besoins de l’organisation, le PGI permet une réduction des coûts.

Pour qu'un ERP convienne à vos objectifs logistiques, il vous faudra principalement :

  • définir vos besoins
  • choisir un logiciel évolutif
  • veiller au caractère intuitif du logiciel pour minimiser le temps de formation à l’outil

Selon ce dont une organisation a besoin, beaucoup de paramètres peuvent être pris en compte dans le choix d’un ERP (modules optionnels qui peuvent être ajoutés, sécurisation des données, capacité d’utilisation à l’international, etc…)

l’ERP en logistique

On sait donc qu'en logistique, l’ERP est utilisé pour la gestion des stocks, de l’inventaire, ou encore des emplacements. Néanmoins, les logiciels Best of Breed, WMS  et ERP sont souvent confondus.

Quelle différence entre ERP et solution Best of Breed ?

Spécialisé uniquement dans un seul domaine, le logiciel Best of Breed se compose lui-même d’autres logiciels interconnectés.

Chacun des logiciels constitutifs d’une solution Best of Breed est considéré comme faisant partie des meilleurs de sa catégorie.

Cependant, à la différence du progiciel ERP, un logiciel Best of Breed peut contenir des logiciels émanant de divers prestataires.

Les solutions Best of Breed couvrent de façon plus complète le domaine qui est le leur.

Ils peuvent entre autres inclure des spécificités métiers (des règlementations légales par exemple).

Moins lourds et plus simples à appréhender que les ERP, ces logiciels tentent d’avoir un fonctionnement et une ergonomie efficaces.

Les spécialistes du PGI comme ceux des solutions best of breed s’attèlent donc au marché logistique avec des stratégies différentes.

Pour le Journal du net, Henri Seroux, directeur de Manhattan Associates (société qui édite des logiciels spécialisés dans la chaîne logistique) explique que :

les solutions best of breed ont été précurseurs par rapport aux attentes du marché, et ont bien une longueur d'avance par rapport aux PGI en répondant à des besoins très ciblés dans des temps de mise en oeuvre réduits

Toujours pour le journal du net, Jean-Marie Vigroux, PDG de Sylob (fournisseur de PGI) insiste sur le fait que :

Si les solutions best of breed [sont] plutôt destinées aux entreprises ayant des besoins élevés en terme d'interfaçage avec leurs différents outils et plates-formes techniques, les PME pourront se satisfaire plus facilement du module SCM (Supply Chain Management) de leur ERP

En vérité, dans un souci SCM, les principaux enjeux sont ceux de la complémentarité et de la bonne intégration entre ERP et modules logistiques.

Pour Henri Seroux :

les PME préféreront plus massivement faire évoluer leur ERP par des développements spécifiques plutôt que d'investir dans des solutions best of breed extrêmement ciblées et souvent plus onéreuses

Quelle différence entre ERP et WMS ?

Si l’ERP porte sur la globalité de l’entreprise, c’est loin d'être le cas du WMS (Warehouse Management System ou logiciel de gestion d'entrepôt).

Différent de l’ERP, le WMS vise l’optimisation de la chaîne logistique de l’entreprise.

Comme le laisse entendre son dénominatif, le logiciel de gestion d'entrepôt se doit d'améliorer la gestion d’un entrepôt et des stocks qui s’y trouvent.

Le WMS est donc une solution :

  • qui informe sur le stock en temps réel
  • qui optimise les flux de marchandises
  • qui indique le personnel nécessaire au sein de l’entrepôt 

Ces données réduisent et optimisent les coûts.

Si les fonctionnalités logistiques de l'ERP peuvent paraître similaires à celles d'un WMS (Warehouse Management System ou logiciel de gestion d'entrepôt), ce dernier dispose d’options plus avancées que celles de l’ERP.

En effet, du fait que sa fonction première soit de piloter et signifier l’ordre de traitement des commandes, les capacités de gestion logistique de l’ERP peuvent sembler insuffisantes.

Le logiciel WMS, comme un module logistique d’ERP, exécute l’ordre qui lui est donné.

En ce sens, le WMS seul ne suffit pas. Ce système est donc toujours couplé à un ERP et ne peut pas être utilisé à sa place.

Nombreuses sont les sociétés de taille moyenne dont le WMS fait intégralement partie de l'ERP.

D’autres, qui possèdent un ERP, ajoutent un WMS spécifique, au sein de leur supply chain management (SCM).

Quelle différence entre ERP et WMS ?

S’il existe des entreprises qui ont un WMS en “stand alone” ceux-ci dialoguent tout de même avec l’ERP.

Saisir la différence entre ces deux outils permet de les utiliser de façon efficace.

ERP : Quel avantage pour la logistique ?

Parce qu’il y a autant de types d’ERP que de catégories d’entreprises, le progiciel constitue une véritable valeur ajoutée.

Votre entreprise peut avoir un ERP conforme à ses attentes. Il vous faudra définir les critères dont vous souhaitez qu’il dispose.

Oracle, SAGE, SAP et CEGID sont les entreprises qui dominent sur le marché des ERP.

Toutefois, préalablement au choix d’un PGI, il est préférable de s’assurer :

  • que le progiciel entre en adéquation avec les finalités visées par votre structure (la satisfaction clients, créer des synergies de coûts et réduire vos délais)
  • et qu’il est en capacité de dialoguer avec les logiciels de gestion déjà installés.

Notons qu'en matière de supply chain management, la solution à préconiser pour une entreprise repose bien plus sur la nature de son activité que sur sa taille.

D'après Pierre Yves Minarro, Directeur Général Adjoint de SCALLOG :

Ce n’est pas tant la taille d’une société qui fera qu’elle s’intéresse ou non à un ERP. Si avec une entreprise de 1000 personnes, je fabrique des millions d’unités, je m’intéresse forcément aux ERP. En revanche, si je fais le double de chiffre d’affaires mais en fabriquant deux yachts par an, je n’aurais pas besoin d’un ERP.

Quel avenir pour l’ERP

Depuis environ 5 ans, il émerge des solutions On Demand.

Ces solutions impliquent que l’ERP soit en mode SAAS (ou Software as a Service, terme qui désigne le modèle d’exploitation de certains logiciels hébergés dans le Cloud) et accessible en ligne dans un format d’abonnement mensuel.

La durée du droit d’utilisation fluctue selon l’engagement. On parle ici de location de logiciel.

Factuellement, en mode SAAS, l’ERP, géré directement par les prestataires,  n’est plus hébergé chez le client mais dans un centre d’information.

SAP ou Oracle par exemple, vendent pratiquement toutes leurs solutions de la sorte.

Désormais, pour décharger l’entreprise de la gestion de son système d’information et du hardware, les prestataires tentent d'héberger la plupart des systèmes vendus dans des centres qui peuvent se situer en France ou ailleurs.

Depuis maintenant plus de 20 ans, les outils de la business intelligence ne cessent d’évoluer.

L’ERP se dresse en étendard de cette dynamique ! La disparition graduelle des échanges en physique et la hausse concurrentielle pousse les sociétés à réagir.

Un système comptable se doit d'être mis en place dans chaque entreprise.

S’il existe encore quelques entreprises qui gèrent leurs flux par des systèmes qui leur sont propres, elles se raréfient tant l’ERP devient un outil généralisé.

En 2019, environ 50% d’entre elles ont revu à la hausse leur budget dédié aux ERP.

Une augmentation qui témoigne du fait que, pour bon nombre d’entreprises, ces logiciels sont désormais une nécessité.

 

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Catherine Philonenko

Catherine Philonenko

Passionnée par les nouvelles technologies et convaincue par la 4iéme révolution industrielle : Industry 4.0 ou Usine du Futur, je suis actuellement Responsable Marketing & Communication chez Scallog.  L'objectif de ce blog est de vous apporter des conseils et une expertise face aux enjeux actuels rencontrés en Logistique. Ces articles vont vous donner des pistes pour optimiser vos processus en Supply Chain et vous accompagner dans vos démarches d'améliorations afin de gagner en flexibilité et vous permettre de rester compétitif !

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